Gestão de Processos Jurídicos com Kommo CRM

O Caos da Gestão Processual sem CRM

Imagine a cena: um escritório com 15 advogados gerenciando 500 processos ativos. Prazos processuais em planilhas de Excel, documentos em pastas de computador sem padronização, atualizações de clientes em conversas individuais de WhatsApp, distribuição de tarefas por e-mail. É um milagre que nada dê errado — e quando dá, as consequências são severas.

A gestão de processos jurídicos é, sem exagero, a operação mais complexa de um escritório de advocacia. São dezenas de prazos correndo simultaneamente, audiências marcadas em diferentes fóruns, documentos sendo recebidos e enviados, clientes pedindo atualizações. Sem um sistema centralizado, é questão de tempo até algo sair do controle.

O Kommo CRM, quando configurado corretamente para a realidade jurídica, se torna o centro nervoso do escritório, unificando todas essas operações em uma única plataforma. Se você ainda não tem o Kommo configurado, comece por nosso guia completo de CRM para advogados.

Centralização de Informações Processuais

O card como dossiê digital do processo

No Kommo, cada processo é representado por um card no pipeline processual. Esse card funciona como um dossiê digital completo, contendo:

• Dados do cliente: Nome, CPF, endereço, telefone, e-mail
• Dados do processo: Número CNJ, vara, comarca, juiz, tipo de ação, valor da causa
• Dados da parte contrária: Nome, advogado, OAB
• Histórico de comunicação: Todas as mensagens trocadas com o cliente (WhatsApp, e-mail, telefone)
• Documentos: Petições, procurações, contratos, comprovantes anexados ao card
• Tarefas: Prazos processuais, diligências pendentes, audiências agendadas
• Notas: Anotações dos advogados sobre o caso, estratégia adotada, decisões tomadas
• Honorários: Valor contratado, parcelas pagas, valores em aberto

Tudo acessível em segundos, de qualquer lugar, por qualquer membro autorizado da equipe. Para entender como configurar esse card com campos personalizados, veja nosso guia de configuração do Kommo para escritórios.

Busca e filtros avançados

Com centenas de processos, encontrar rapidamente o que você precisa é fundamental. O Kommo oferece filtros poderosos:

• Filtrar por advogado responsável
• Filtrar por vara ou comarca
• Filtrar por etapa do processo (petição protocolada, aguardando audiência, etc.)
• Filtrar por prazo (processos com prazo nos próximos 7 dias)
• Filtrar por área do Direito (tag)
• Buscar por número do processo ou nome do cliente

Controle de Prazos Processuais

O sistema de tarefas como guardião de prazos

Prazos processuais são inegociáveis. Perder um prazo pode significar a perda do direito de recorrer, a revelia em uma ação ou até mesmo sanções disciplinares pela OAB. O Kommo transforma o controle de prazos em um processo sistematizado:

• Cada prazo é criado como uma tarefa com data de vencimento vinculada ao card do processo
• O sistema envia notificações automáticas ao advogado responsável: 7 dias antes, 3 dias antes, 1 dia antes e no dia do vencimento
• Se o prazo se aproxima sem que a tarefa seja concluída, um alerta de escalação é enviado ao sócio-gestor
• O dashboard mostra todos os prazos próximos em uma visualização clara e prioritizada

Prazos recorrentes e automáticos

Alguns prazos são recorrentes: verificação mensal de andamento processual, envio de relatório trimestral ao cliente, renovação anual de procuração. No Kommo, tarefas recorrentes podem ser configuradas para se repetir automaticamente, eliminando o risco de esquecimento.

Distribuição e Gestão de Tarefas na Equipe

Atribuição automática por competência

O Kommo permite configurar regras de distribuição automática de tarefas. Um novo caso trabalhista pode ser automaticamente atribuído ao advogado trabalhista com menor carga de trabalho. Um processo de família vai diretamente para a equipe de família.

Isso elimina a necessidade de distribuição manual pelo sócio-gestor e garante que a carga de trabalho seja equilibrada entre os membros da equipe.

Visão gerencial da equipe

O sócio-gestor tem acesso a uma visão panorâmica da equipe:

• Quantos processos cada advogado gerencia
• Quantas tarefas estão em atraso por profissional
• Tempo médio de resposta ao cliente por advogado
• Taxa de conversão de consultas em contratos por profissional
• Receita gerada por cada membro da equipe

Esses dados são fundamentais para avaliação de performance, decisões sobre contratação e distribuição justa de bônus e participação nos resultados.

Colaboração em processos complexos

Casos complexos frequentemente envolvem mais de um advogado. No Kommo, múltiplos profissionais podem ser vinculados ao mesmo card, cada um com suas tarefas específicas. Notas internas permitem troca de informações entre a equipe sem que o cliente veja. Menções (@advogado) em notas geram notificações diretas.

Gestão Documental Integrada

Documentos vinculados ao processo

Cada card no Kommo permite anexar documentos: petições, procurações, contratos, comprovantes de pagamento, decisões judiciais. Todos ficam vinculados ao processo, acessíveis a qualquer membro autorizado da equipe.

Para escritórios que usam Google Drive ou Dropbox, o Kommo pode ser integrado para que os documentos sejam armazenados na nuvem e acessados diretamente pelo card do processo.

Recebimento de documentos via WhatsApp

Clientes frequentemente enviam documentos pelo WhatsApp. Com a integração Kommo + WhatsApp, esses documentos ficam automaticamente vinculados ao card do cliente/processo. O advogado não precisa baixar e re-upload manualmente — tudo acontece automaticamente.

Comunicação Sistematizada com Clientes

Atualizações automáticas de andamento

Uma das maiores fontes de insatisfação de clientes de escritórios de advocacia é a falta de comunicação. "Meu advogado não me dá retorno" é a reclamação mais comum. Com o Kommo, cada mudança de etapa no pipeline pode gerar uma mensagem automática ao cliente:

• Petição protocolada: "Olá [nome], sua petição foi protocolada com sucesso. O número do processo é [número]. Acompanharemos o andamento e manteremos você informado."
• Audiência designada: "Uma audiência foi agendada para [data]. Em breve enviaremos orientações detalhadas sobre preparação."
• Sentença proferida: "Houve uma decisão importante no seu processo. Seu advogado entrará em contato para explicar os detalhes."

Relatórios periódicos ao cliente

Configure o Kommo para enviar relatórios mensais automáticos ao cliente com o status do processo. Mesmo que não haja movimentação significativa, a mensagem "Informamos que seu processo segue em andamento na fase de [etapa]. Não há novas movimentações no período." já transmite que o escritório está acompanhando o caso.

Gestão Financeira dos Processos

Controle de honorários por processo

O Kommo permite registrar informações financeiras em cada card:

• Valor total dos honorários contratados
• Forma de pagamento (à vista, parcelado, êxito)
• Parcelas pagas e parcelas em aberto
• Honorários de êxito (percentual e valor estimado)
• Custas processuais adiantadas pelo escritório

Isso permite ao sócio-gestor ter uma visão completa da receita do escritório: receita realizada, receita a receber e receita potencial (honorários de êxito em processos ativos).

Cobrança automatizada

Parcelas de honorários em atraso podem gerar lembretes automáticos via WhatsApp, com link para pagamento. Isso reduz a inadimplência sem o desconforto de cobranças manuais.

Segurança e Compliance

• Permissões granulares: Cada usuário vê apenas os processos que deve ver, respeitando o sigilo profissional
• Logs de auditoria: Toda ação no sistema é registrada, permitindo rastrear quem fez o quê e quando
• Backup em nuvem: Dados armazenados com segurança na infraestrutura do Kommo
• Conformidade com LGPD: Dados de clientes tratados conforme a legislação de proteção de dados

Implemente Gestão Processual Profissional

A gestão de processos jurídicos com o Kommo CRM transforma escritórios desorganizados em operações eficientes e previsíveis. A Metrik implementa o Kommo especificamente para a gestão processual, com configuração completa de pipelines, campos, automações e treinamento da equipe.

Conheça nossos planos e organize sua gestão processual com o Kommo CRM.